Einkommensteuergesetz (ESTG)
EStG § 4 Abs. 5 Satz 1
Maximal bis zu 35 Euro pro Jahr pro Empfänger.
„Angemessene“ Werbegeschenke lässt der Fiskus zum steuerlichen Abzug zu. Die fixe Grenze von 35 Euro (netto, inkl. Bedruckung) rechtfertigt der Gesetzgeber mit einer „Steuervereinfachung“, damit nicht bei jedem einzelnen Werbeartikel untersucht werden muss, ob er betrieblich noch angemessen ist oder die persönliche Bereicherung des Beschenkten überwiegt.
Die Grenze von 35 Euro hat folgende Besonderheiten:
Sie gilt pro Empfänger, nicht pro Geschenk. Bei mehreren Geschenken innerhalb eines Geschäftsjahrs an denselben Empfänger darf der Wert insgesamt nicht überschritten werden. Erhält eine Kunde mehrere Geschenke innerhalb eines Jahres, kommt es auf den summierten Wert an. Auch Geschenke an Angehörige des Geschäftspartners zählen bei dieser Grenze mit. Nur wenn die „nahe stehende Person“ selbst Geschäftspartner ist, hat sie einen eigenen Grenzwert. Im Einzelfall kann auch mehreren Arbeitnehmern eines Geschäftspartners jeweils ein Geschenk bis 35 Euro überreicht werden, wenn dafür eine betriebliche Veranlassung besteht (beispielsweise Mitarbeitern der Abteilung, mit der man am meisten zusammenarbeitet.
Die 35 Euro sind kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Wird sie bei einem Empfänger überschritten, weil ein Kunde ein oder mehrere Geschenke z. B. im Wert von insgesamt 40 Euro erhält, sind die gesamten 40 Euro nicht mehr steuerlich absetzbar und nicht nur der übersteigende Betrag von 5 Euro.
Die Freigrenze gilt betriebsbezogen
Bei mehreren Betriebsteilen ist zu unterscheiden: Einer selbständigen Gewinnermittlungseinheit ist sie eigenständig zu gewähren, d.h. dass einem Kunden von jedem selbständigen Betriebsteil ein Werbeartikel bis zu 35 Euro übergeben werden könnte. Innerhalb unselbständiger Betriebsstätten gilt die Grenze pro Kunde insgesamt nur einmal.
Maßgeblich sind Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
Es kommt auf die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten an, die Sie für die Werbeartikel aufgewendet haben. Was im Regelfall zu der Anschaffung des Werbeartikels vom Hersteller bzw. Händler im Detail gehört und was nicht, zeigt die folgende Übersicht:
+ Nettowarenwert
+ Kosten für die Anbringung einer Bedruckung sind mitzurechnen
– Verpackungskosten zählen nicht mit, soweit es sich um die Transportverpackung handelt. Aber eine Umverpackung, die mit zum Werbeartikel gehört, ist mitzurechnen (z.B. Geschenkbox).
– Vertriebs- bzw. Versandkosten zählen nicht mit. Sie gehören zwar eigentlich zu den Anschaffungsnebenkosten, aber nach dem Wortlaut der Einkommenssteuerrichtlinien sind sie bei der 35-Euro-Wertgrenze ausdrücklich ausgenommen (R 4.10 Absatz 3 Satz 1 Halbsatz 2 EStR).
– Umsatzsteuer ist grundsätzlich nicht mitzurechnen, soweit sie als Vorsteuer abgezogen werden kann (§ 9b EStG). Nur bei Unternehmern, die aufgrund umsatzsteuerfreier Leistungen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wäre die Vorsteuer einzukalkulieren (z.B. Ärzten oder einzelnen Versicherungsvertretern). Unternehmer mit gemischten Ausgangsleistungen müssen die Vorsteuer anteilig nach dem Verhältnis steuerfreie / steuerpflichtige Umsätze einrechnen.
– Die eventuell übernommene Pauschalsteuer von 30% (§37b EStG) zählt nicht zum Grenzwert.
Aufzeichnungspflichten
Selbst wenn die 35-Euro-Grenze eingehalten und ein Werbeartikel der Höhe nach abziehbar ist, hängt die steuerliche Berücksichtigung von einer weiteren Hürde ab: Die Aufwendungen für Werbeartikel müssen einzeln und getrennt auf einem eigenen Konto buchungstechnisch erfasst werden. Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss unbedingt vermieden werden. Werden die strengen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, scheitert unabhängig von der Höhe des verursachten Aufwands jeglicher Abzug von Werbeartikeln!
EStG § 4 Abs. 7
Aufzeichnungspflichten
Selbst wenn die 35-Euro-Grenze eingehalten und ein Werbeartikel der Höhe nach abziehbar ist, hängt die steuerliche Berücksichtigung von einer weiteren Hürde ab: Die Aufwendungen für Werbeartikel müssen einzeln und getrennt auf einem eigenen Konto buchungstechnisch erfasst werden. Eine Vermischung mit anderen Betriebsausgaben muss unbedingt vermieden werden. Werden die strengen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, scheitert unabhängig von der Höhe des verursachten Aufwands jeglicher Abzug von Werbeartikeln!
Von Anfang an korrekt zuordnen
Unmittelbar bei der laufenden Buchhaltung ist eine korrekte Zuordnung zum passenden Konto sicherzustellen. Alle gängigen Buchhaltungsprogramme bieten entsprechende Positionen an, die bereits unterscheiden nach „Geschenke bis 35 Euro, „Geschenke über 35 Euro“, „Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt“ und „Aufmerksamkeiten“. Werden in nicht unerheblichem Umfang geringwertige „Streuwerbeartikel“ verschenkt, bietet sich die Einrichtung eines eigenen Kontos dafür an. Die Weiterreichung von zu Werbezwecken angeschafften Werbeartikeln an eigene Arbeitnehmer sollte zur Abgrenzung von den eigentlichen Werbeartikeln als „Zuwendungen an Arbeitnehmer“ extra ausgebucht werden. Wird der Werbeartikel nicht „einfach so“ verschenkt, sondern einer Lieferung oder Leistung beigelegt, sollte auch dafür ein eigenes Konto angelegt werden (z.B. „Zugaben“). Die strengen Aufzeichnungspflichten gelten nämlich nur für das Konto „Geschenke bis 35 Euro“, deshalb ist eine korrekte Unterscheidung sehr wichtig.
Zeitnah erfassen
Wichtig ist eine laufende und zeitnahe Erfassung innerhalb von zehn Tagen bis einem Monat nach der Zuwendung. Eine getrennte Aufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahres genügt nicht.
Nahvollziehbarkeit sicherstellen
Nicht zufrieden ist das Finanzamt, wenn der Aufwand für Werbeartikel zunächst auf gemischten Konten als Zahlungsvorgang erfasst und von dort aus auf getrennte Konten umgebucht wird. Falls bei der Beschaffung der Werbeartikel die genauen Empfänger noch nicht bekannt sind, weil eine größere Menge auf Vorrat angeschafft wird, ist der Zugang auf dem passenden Konto zu verbuchen und später bei der entsprechenden Verwendung die Empfänger auf den zugehörigen Belegen oder durch einen Nachtrag zur Buchung zu vermerken (handschriftlich genügt). Evtl. ist bei der tatsächlichen Verwendung eine Umbuchung zu veranlassen (z.B. wenn „Geschenke bis 35 Euro“ später als „Zugabe“ beigelegt werden). Wichtig ist, dass das Finanzamt die Buchungen und Zuordnungen zweifelsfrei nachvollziehen und den Empfänger des Geschenks eindeutig ermitteln kann. Deutlichkeit und Genauigkeit zahlen sich hier aus. Allerdings muss nicht unbedingt die Anschrift vollständig vermerkt werden, wenn sich diese aus den übrigen Geschäftsdaten ergibt.
Streuwerbung ohne Empfängerangaben
Für die Aufzeichnungspflicht an sich gibt es keine Bagatellgrenze, sie gilt für jeglichen Werbeartikel, so gering seine Kosten auch sind. Allerdings gibt es für „gleichartige geringwertige Geschenke“ eine Befreiung von dem grundsätzlichen Erfordernis der namentlichen Einzelaufzeichnung. Allgemein gesprochen gilt dies für Streuwerbeartikel, bei denen aufgrund ihres üblicherweise geringen Werts keine Zweifel bestehen, dass die 35-Euro-Grenze eingehalten ist. Konkret legt aber leider bislang niemand von Seiten der Finanzverwaltung die Grenzen dieser Geringwertigkeit fest.
EStG §37 b
Pauschalsteuer in Höhe von 30%
Auch wenn peinlich genau alle Aufzeichnungspflichten erfüllt und damit der steuerliche Abzug als Betriebsausgabe gerettet wurde, verursachen Werbegeschenke ein weiteres Problem: Der geldwerte Vorteil, den der Empfänger mit dem Werbegeschenk erhält, kann bei diesem der Besteuerung unterliegen. So muss gerade ein Geschäftspartner den Vorteil aus der „Bereicherung“ eigentlich im Rahmen seines Betriebs als Einnahme erfassen. ist für ihn alles andere als angenehm und außerdem schwierig, da er den Wert nicht kennt. Er muss nachfragen oder der schenkende Unternehmer teilt zusammen mit der Übergabe des Geschenks den Wert gleich schriftlich mit – was in der Praxis allerdings doch etwas unhöflich wirkt.
Damit das Geschenk für den Empfänger „kostenlos“ und sein Vorteil ungetrübt bleibt und die oben genannten Schwierigkeiten vermieden werden, kann der Geber des Geschenks die Steuer darauf übernehmen. Durch eine Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)entfällt die Verpflichtung des Geschenkempfängers, den Werbeartikel als geldwerten und steuerpflichtigen Vorteil in seiner Steuererklärung anzugeben.
Freiwilliges Wahlrecht
Die Übernahme der Steuer auf Sachzuwendungen ist als freiwilliges Wahlrecht ausgestaltet. Die in der Presse geschürten Gerüchte, dass die „Geschenkesteuer“ im Rahmen von Steuerprüfungen von dem Werbetreibenden nachgezahlt werden „muss“,stimmen so nicht, dafür gibt es keine Rechtsgrundlage.
Einheitliche Ausübung
Das Wahlrecht muss für alle in einem Jahr getätigten Sachzuwendungen grundsätzlich einheitlich ausgeübt werden. Dabei gelten aber zwei getrennte Empfängerkreise: Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer. Das heißt, dass für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer die Pauschalbesteuerung gewählt werden kann und für Zuwendungen an Dritte wie Geschäftsfreunde und Kunden einschließlich deren Arbeitnehmer nicht.
Für alle Sachzuwendungen an Dritte
Die Beschränkung der Pauschalbesteuerung auf bestimmte Zuwendungen an einzelne Kunden oder Geschäftsfreunde ist nicht möglich. Darin liegt ein Fehlerpotential, auf das sich Steuerprüfer regelrecht stürzen: Wird auch nur für eine einzige Zuwendung oder für eine bestimmte Gruppe die Pauschalsteuer übernommen (etwa für höherwertige oder für Zuwendungen an einzelne Geschäftsfreunde), greift sie für (fast) alle anderen Sachzuwendungen auch, inklusive Werbegeschenke. Und dann kann das passieren, wovor die Medien immer häufiger und eindringlicher warnen: Ungeahnte Steuernachzahlungen auf (Werbe-) Geschenke. Die Prüfer schlagen sie nämlich dann auf alle Geschenke auf, unabhängig davon, ob sie beim Empfänger im Rahmen einer Einkunftsart oder „privat“ zufließen. Wird zum Beispiel für den Wein zu Weihnachten die Pauschalbesteuerung freiwillig übernommen, infiziert das alle Werbegeschenke in diesem Jahr – sofern es sich nicht nur um Streuwerbeartikel handelt.
Keine Probleme bei Einzelwert unter 10 Euro (netto)
Geringwertige Streuwerbeartikel und Warenproben sind nämlich von der Pauschalbesteuerung grundsätzlich ausgenommen. Hier gibt es einen verlässlichen, bundeseinheitlichen Grenzwert von 10 Euro (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 29.4.2008 – IV B 2 – S 2297-b/07/0001, Randziffer 19). Hierbei handelt es sich grundsätzlich wieder um einen Netto-Wert, sofern der Unternehmer die Vorsteuer abziehen darf (wenn er keine steuerfreien Umsätze erbringt, die den Vorsteuerabzug ausschließen, z. B. Arzt, Versicherungsvertreter). Um die 10-Euro-Grenze möglichst nicht zu überschreiten, gilt auch hier die Empfehlung, dass Händler beziehungsweise Hersteller von Werbeartikeln auf eine „günstige“ Rechnungsstellung achten und nur so wenig wie nötig direkte Kosten ansetzen sollten (ggf. zweite Rechnung stellen).
Beschränkung
Sehr hohe Zuwendungen können nicht im Rahmen des § 37b EStG pauschal versteuert werden. Der Grenzwert von 10.000 Euro (hier gilt ein Bruttowert) pro Zuwendung oder pro Empfänger dürfte mit Werbegeschenken allerdings nicht erreicht werden.
30 Prozent auf Bruttowert + Soli + Kirchensteuer
Bei Wahl der Pauschalversteuerung sind die 30 Prozent auf die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für die jeweilige Zuwendung einschließlich Umsatzsteuer aufzuschlagen (im Gegensatz zur 35-Euro-Grenze und zur 10-Euro-Grenze kommt es hier auf den Bruttowert an). Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und Kirchensteuer, die entweder nur für die tatsächlich kirchensteuerpflichtigen Empfänger mit dem jeweils gültigen allgemeinen Kirchensteuersatz berechnet werden kann – wozu eine konkrete Erklärung des Empfängers nötig ist – oder nach der praktikableren Vereinfachungsregel, nach der für sämtliche Empfänger der Sachzuwendungen ein ermäßigter Kirchensteuersatz gilt. Dieser trägt dem Umstand Rechnung, dass nicht alle Empfänger kirchensteuerpflichtig sind. Je nach Bundesland liegt der ermäßigte Satz zwischen 4 und 7 Prozent, der reguläre Satz kann bis zu 9 Prozent betragen. Bei dem am häufigsten vorkommenden pauschalen Kirchensteuersatz von 7 Prozent (u. a. in Nordrhein-Westfalen, Bayern und Rheinland-Pfalz) müssten Sie demnach bei Übernahme der Pauschalsteuer insgesamt weitere 33,75 Prozent in den Geschenkaufwand einkalkulieren.
Anmeldung und Zahlung über die Lohnsteuer
Die Pauschalbesteuerung läuft über das Lohnsteuerverfahren – auch für die Zuwendungen an Nicht-Arbeitnehmer. Das Wahlrecht muss nicht sofort zum Zeitpunkt der Zuwendung ausgeübt werden, sondern kann noch mit der letzten Lohnsteuer-Anmeldung für das betreffende Kalenderjahr erklärt werden (beim häufigsten Fall der monatlichen Anmeldefrist also grundsätzlich bis zum 10.1. des Folgejahrs). Die Lohnsteueranmeldung könnte aber auch noch später geändert werden, beispielsweise wenn noch kein Lohnsteuerbescheid ergangen ist oder dieser mit einem Änderungsvorbehalt versehen ist. Ist die Lohnsteuer durch endgültigen Bescheid festgesetzt, ist ein Widerruf nicht mehr möglich.
Aus Buchhaltung ersichtlich
Eine zusätzliche Aufzeichnungspflicht für pauschal besteuerte Zuwendungen sieht das Steuerrecht nicht explizit vor. Allerdings müssen die Buchhaltungsdaten ergeben, dass im Falle der Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen pauschal versteuert wurden und der Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Empfänger nicht überschritten wurde. Wovon die Finanzverwaltung der Einfachheit halber auch ohne detaillierte Empfängerdaten ausgeht, wenn die Einzelzuwendungen nicht mehr als 40 Euro betragen. Um den Betriebsausgabenabzug für abziehbare (Werbe-)Geschenke unter 35 Euro zu bewahren, ist aber auf die bereits dargestellte Einzelaufzeichnungspflicht zu achten.
Hinweispflicht
Sie müssen den Geschenkempfänger von der Übernahme der Besteuerung unterrichten. Der Betrag des (Werbe-)Geschenks muss dabei nicht angegeben werden. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, allerdings empfiehlt sich aus Nachweisgründen die Schriftform. Beispielhaft kann folgende Formulierung verwendet werden:
„Die Besteuerung der übergebenen Zuwendung (alternativ genaue Bezeichnung) wurde nach § 37b EStG durch den Zuwendenden (alternativ eigene Firmenbezeichnung) übernommen.“
Abziehbarkeit der Pauschalsteuer
Die Abziehbarkeit der übernommenen Pauschalsteuer hängt von der Abziehbarkeit des Geschenkaufwands ab, für den die Steuer entstanden ist. Wird die Steuer für Geschenke unter 35 Euro übernommen und sind auch die Aufzeichnungspflichten erfüllt, kann die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abgezogen werden. Damit reduziert sich der zusätzliche Aufwand aus der übernommenen Pauschalsteuer: Beträgt der Steuersatz des Werbetreibenden z. B. 40 Prozent, wirkt sich die Pauschalsteuer nur mit 13,50 Prozent aus (40 Prozent von 33,75 Prozent). Pauschalsteuerbeträge auf nicht abziehbare Geschenke sind allerdings ebenfalls nicht abziehbar und wirken sich damit mit den vollen 33,75 Prozent aus. Da eher für höherwertige Geschenke die Pauschalsteuer übernommen wird, die eben nicht abziehbar sind, dürfte das öfters zutreffen.